北美实习:怎样写一封地道的英文邮件,提高回复率

北美实习工作当中,少不了各种各样的工作邮件。 怎样写一封地道的英文电子邮件, 提高回复率?

北美实习邮件主题和标题

北美实习 邮件标题

主题是收件人了解邮件的第一信息,一定要简洁易懂,一定不要使用空白标题,但是也不需要写自己的名字。标题最好能有效地反映出邮件的主要内容,并且包括一两个容易记忆的关键词,以便收信人以后检索。

如果是发邮件询问教授关于某一堂课的内容,subject line可以是科目名称加上具体事项,比如, COM 141 Project 3 Proposal 。

回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RERE一大串。

 

北美实习邮件称呼

最安全的开头方式是用“Dear Professor xxx”。或者用Hello/Hi Professor xxx来做开头也可以,不过取决于邮件的正式程度

 

北美实习邮件正文

北美实习 邮件礼仪

发邮件的目的不同, 正文内容 的措辞自然会有所区别,但简明扼要、行文通顺的原则一定要把握。自己的人生哲学或者血泪史什么的就可以先收起来了,要是你实在想找人倾诉,推荐私聊!

在邮件开头澄清你的用意非常重要,这样才能更好地引出邮件的主要内容。

如咨询:

I am writing to inquire about…

如疑问:

For the assignment xxx, I have the following questions.

如确认:

As discussed over the phone…

如果事情复杂,最好用123的标号分列进行说明。也可以适当对部分文字加粗、斜体来突出重点,但不要过分使用。

 

北美实习邮件结束语

较常见的结尾句:

Thank you for your kind cooperation/attention to this matter.

如果你写到任何会对收件人产生负面影响的内容,可以用用这句:

Thank you for your understanding.

如果是在寻求机会或是福利,例如你在求职,用这句作为结果肯定不会错的:

Thank you for your consideration.

如果你在邮件开头已经感谢了收件人,你也可以在邮件结尾再次感谢对方的帮助:

Thank you again for everything.

最后的签名也很重要。每封邮件最后都要感谢对方抽出时间来帮助你,并以“Best Wishes, Regards”来结尾。 最后署上你的全名,尽量不要用昵称。

 

北美实习邮件附件

如果邮件中带有附件, 应在正文里面提示收件人查看附件。附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名。正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。

 

北美实习邮件回信

如果对方给你回答或者发送你需要的资料,一定要回复对方你已经收到了。

要区分Reply和Reply All(单独回复和回复全体)。如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了;如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该reply all,让大家都知道。

 

正确的使用“发送”、“抄送”、“密送”

要区分To和CC还有BCC(收件人、抄送人、秘送人)。

1)To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应;

2)而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回E-mail;

3)BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。在这个信息爆炸的时代,记得时刻提醒自己,只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源;

 

北美实习邮件其他注意事项:

1)邮件不要都用大写字母来写,因为这是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈感情的方式,会给收件人一种咆哮体的感觉。

2)慎用表情符号和微笑符号,注意语气。

3)邮件发送之前,注意再次检查拼写、标点符号和语法错误。 

北美实习 注意事项

北美实习工作当中,少不了各种各样的工作邮件。 北美实习和工作经验不仅能为你带来更好的工作机会,而且它对你整个人的塑造,帮助你树立国际化的视野、对不同文化的包容,和提升你考虑问题的能力,这都是让你受用终身的。

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